Terminbuchungstools gibt es wie Sand in der Wüste. Das hast du bei deiner Recherche vielleicht auch schon gemerkt.
Du suchst nach einem leicht zu bedienenden Tool, bei dem du Texte und Farben individuell anpassen kannst?
Du möchtest deinen Google Calendar oder den Microsoft Outlook Kalender anbinden und deine Termine synchronisieren?
Und DSGVO-konform soll es auch noch sein. Darum fällt bei dir das auf vielen Websites beliebte Calendly schonmal raus?
Es soll nicht zu teuer sein, Zoom in der Bestätigungs-E-Mail integrieren und auch noch deine E-Mail-Adresse und deinen Namen als Absender verwenden?
Genau auf diese Kriterien habe ich folgende Terminbuchungssysteme für dich getestet:
Externe Terminbuchungstools
WordPress-Plugin
And the winner is…
Auf Platz 1 steht für mich das Plugin Bookly Pro. Es bietet unzählige Möglichkeiten, ist zu einem Fixpreis zu haben und lässt sich DSGVO-konform einstellen. Allerdings solltest du bedenken, dass der Pflegeaufwand für ein Plugin höher ist als für ein externes Tool.
Wenn du den Pflegeaufwand scheust, solltest du über ein extern eingebundenes Terminbuchungstool nachdenken. SimplyBook.me hat hier für mich die Nase vorn. Auch Calenso kann sich sehen lassen – zumal es derzeit aktiv weiterentwickelt wird und sicher noch neue Features hinzukommen.
YouCanBook.me kommt aus Großbritannien – einem Land, welches durch den Brexit zu einem unsicheren Drittland geworden ist. Es ist daher fraglich, ob das Datenschutzniveau von YouCanBook.me den Anforderungen der DSGVO entspricht. Auf der Website von YouCanBook.me sind dazu aktuell keine Angaben zu finden. Auch wenn ich von YouCanBook.me als Tool überzeugt bin, würde ich momentan die Finger davon lassen.
Calenso
Das Terminplanungstool Calenso kommt aus der Schweiz. Die ersten 100 Buchungen sind kostenlos. In dieser kostenlosen Version stehen dir alle Funktionen zur Verfügung. Du kannst also erstmal austesten, welche du brauchst und dich später für das passende Paket entscheiden. Später musst du dann ein Bezahl-Paket buchen. Das günstigste Paket kostet 8 Euro pro Monat.
Nutzerfreundlichkeit
Calenso hat einen Einrichtungsassistenten, der dir den Einstieg leicht macht. Trotzdem musst du anschließend noch einige andere Einstellungen vornehmen (z.B. wenn du einen Zoom-Link mit der E-Mail-Bestätigung versenden willst). Insgesamt finde ich das Tool übersichtlich und gut bedienbar.
In der kostenlosen Version kannst du mehrere Dienstleistungen einrichten. Wenn du später auf das Basispaket umsteigst, ist allerdings nur noch eine Dienstleistung möglich. Unlimitierte Dienstleistungen gibt es erst im nächsthöheren Paket.
Sehr praktisch finde ich bei Calenso die Möglichkeit, dass Kunden mehrere Slots auf einmal buchen können. Ich hatte testweise einen Slot mit 30 Minuten angelegt. Wenn der Kunde einen Termin über 90 Minuten benötigt, bucht er einfach 3 Slots. Super praktisch!
In der günstigsten Version lassen sich die Farben des Tools leider nicht an deine Unternehmensfarben anpassen. Das bieten andere Tools bereits als Basisfunktion.
Bei Calenso kannst du wählen, ob du deine Kund*innen in der Du- oder Sie-Form anreden möchtest. Cool! Allerdings fällt diese Option nicht so richtig ins Gewicht. Denn in vielen Terminbuchungstools lassen sich die Texte sowieso komplett individuell anpassen.
Ich hatte beim Testen von Calenso das Problem, dass ich beim Buchen eines Termins auch Tage auswählen konnte, an denen gar keine Termine frei waren. Das führte dazu, dass ich mich erstmal durchklicken musste, bis ich einen Tag mit freien Terminen gefunden hatte. Das finde ich für meine Kund*innen unübersichtlich und nervig. Besser wäre es, wenn Tage ohne freie Termine gar nicht erst anwählbar wären.
In der kostenlosen Variante und in den günstigen Paketen erscheint bei den E-Mail-Terminbestätigungen als Absender-Adresse der Name Calenso. Erst im teuren Whitelabel-Paket kannst du deine eigene E-Mail-Adresse für die Terminbestätigungen verwenden. Günstigere Anbieter bieten diese Funktion bereits als Basisfunktion an.
Calenso kannst du auch mehrsprachig einstellen. Du kannst deine Dienstleistungen in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch anbieten. Dein Kunde wählt dann seine bevorzugte Sprache. Sehr praktisch, wenn du es brauchst.
Einbettung in die eigene Website
Die Einbettung des Terminbuchungstools auf der eigenen Website erfolgt per iFrame. Leider gibt es hier unschöne Scrollbalken. Das sieht nicht schön aus. YouCanBook.me und SimplyBook.me zeigen, dass es besser geht. Calenso bietet allerdings einen Workaround gegen die Scrollbalken an https://calenso.freshdesk.com/de/support/solutions/articles/80000153079-calenso-buchungswidget-mit-automatischer-h%C3%B6henanpassung-calenso-iframe-resize-
Diesen habe ich nicht ausgetestet.
Bei der Einbettung des Terminbuchungstools auf der Website gibt es leider unterhalb des Kalenders einen großen Abstand zur nächsten Sektion. Dieser ergibt sich daraus, dass dorthin später die verfügbaren Termine geladen werden. Aber solange der Kunde noch keinen Termin ausgewählt hat, ist der Abstand zu groß und unschön.
Kalenderanbindung
Du kannst Calenso sowohl an Google Calendar als auch an den Microsoft Outlook-Kalender anbinden.
Online-Zahlung bei Terminbuchung
Du kannst Terminbuchungen mit Zahlungsanbietern (Stripe und bexio) verbinden.
Zoom-Integration
Bei den Terminbestätigungen kannst du direkt einen Zoom-Link mitschicken. Momentan befindet sich dieses Feature noch in der Beta-Version. Laut Support kann es hin und wieder passieren, dass der Zoom-Link nicht mitgeschickt wird. Bei meinen Tests hat das Versenden immer reibungslos geklappt.
DSGVO
Calenso arbeitet DSGVO-konform und hat seinen Sitz in der Schweiz. Eine Datenübertragung in unsichere Drittländer findet also nicht statt.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag kannst du ganz einfach über das Dashboard beantragen. Du erhältst dann einen Link zum digitalen Vertrag per E-Mail. Die Unterzeichnung erfolgt über Pandadoc.com.
Für deine Datenschutzerklärung stellt Calenso einen Text zur Verfügung, den du einfach kopieren und einfügen kannst (du solltest natürlich gucken, ob du ihn noch individuell anpassen musst).
Support
Der Support ist ausgezeichnet. Du kannst online einen Termin für einen 15-minütigen Telefonsupport buchen oder den Support per E-Mail anschreiben. Allerdings basiert meine Erfahrung auf der umfangreichen Free-Version des Tools. Im Basispaket und auch im Flatrate-Paket ist der Support eingeschränkt. Da du aber wahrscheinlich mit der Free-Version startest, hast du anfangs vollen Support und kannst in dieser Zeit die meisten Fragen los werden.
Die Supportmitarbeiter sind sehr kompetent und freundlich. Auf meine E-Mail-Nachfragen habe ich innerhalb weniger Minuten Antworten erhalten, die mir auch wirklich geholfen haben. 5 Sterne dafür.
Außerdem gibt es eine ausführliche FAQ-Seite.
Fazit
Calenso bietet alle Funktionen, die ich gesucht habe. Der Support ist erstklassig.
Aber: Für mich stimmt hier das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht. Für viele Features musst du bei Calenso Premium-Pakete buchen (z.B. für die Farbanpassung an die eigenen Unternehmensfarben oder das Verwenden einer eigenen E-Mail-Absenderadresse) Bei anderen Anbietern sind das oft Grundfunktionen. Für viele Einzelunternehmer*innen oder kleine Unternehmen macht das preislich keinen Sinn.
Calenso scheint mir noch nicht ganz ausgereift zu sein. Ich denke, dass es sich noch zu einem richtig guten Terminbuchungstool entwickeln wird und werde es in ein paar Monaten noch einmal testen.
SimplyBookMe
Simplybook.me kommt aus Zypern. Du kannst es 14 Tage lang kostenlos testen. Allerdings gibt es in dieser Zeit eine Begrenzung auf 50 kostenlose Buchungen. Das Basispaket kostet 8 € / Monat (zzgl. MwSt.). Für die meisten kleineren Unternehmen sollte dieses Paket ausreichen.
Simplybook.me ist ein umfangreiches Terminbuchungstool. Wenn du es das erste Mal öffnest, könntest du dich davon erschlagen fühlen – du solltest also etwas Einarbeitungszeit mitbringen.
Sprache und Support
Das Tool ist komplett auf Deutsch verfügbar. Support gibt es in Form eines Live-Chats, allerdings nur auf Englisch. Meine Fragen wurden mir immer schnell beantwortet.
DSGVO
SimplyBook.me ist DSGVO-konform. Auf Anfrage bekommst du den Link zu einem Auftragsverarbeitungsvertrag zugeschickt. Dieser ist auf Englisch und muss digital über esigngenie.com signiert werden.
Funktionen
Der Funktionsumfang von Simplybook.me ist umfangreich. Ich hebe hier nur einige Punkte hervor, die für die meisten Unternehmer*innen interessant sein dürften.
Super ist, dass du bei SimplyBook.me mehrere Dienstleistungen einbinden kannst. Bei anderen Terminkalender-Tools kostet das extra.
Die Texte für die E-Mail-Bestätigungen und -Erinnerungen sind frei anpassbar. Das macht es sehr flexibel.
Mit der Terminbestätigung kannst du direkt einen Link zu einem Zoom-Meeting mitschicken.
Buchungen lassen sich mit Zahlungsanbietern verbinden. Du kannst also auch kostenpflichtige Buchungen vornehmen lassen.
Du kannst zusätzliche Fragen in den Buchungsprozess integrieren.
Möglich sind nicht nur Einzelbuchungen, sondern auch Gruppenbuchungen.
Besonderes Feature: Die Buchungsseite lässt sich auch als Haupt-Website verwenden.
Du kannst sowohl Google Calendar als auch Microsoft Calendar anbinden. Damit deckt SimplyBook.me wohl die verbreitetsten Kalenderanbieter ab.
Design externe Buchungsseite
SimplyBook.me stellt verschiedene Designs (Themes) zur Auswahl, mit denen du eine externe Buchungsseite individualisieren kannst. Du kannst auch ein eigenes Headerbild oder ein Logo einfügen. Die Farben kannst du an dein Unternehmen anpassen. Leider vergisst SimplyBook.me Farben immer wieder. Du musst sie also überall neu eingeben – was ich ziemlich nervig finde. Aber wenn du deine Lösung erstmal gefunden hast, ist das nicht weiter schlimm.
In meinen Tests hat SimplyBook.me meine Einstellungen hier immer mal wieder verloren. Mehrfach musste ich mein Hintergrundbild und mein Logo neu auswählen. Wenn du ein neues Theme wählst, gehen alle vorherigen Einstellungen für Farbe und Bilder verloren.
Was mich richtig nervt, ist die Platzierung des Buchen-Buttons auf der externen Buchungsseite. Er befindet sich oben auf dem Header-Bild. Mich verwirrt das und damit bin ich wahrscheinlich nicht allein. Ich würde den Button weiter unten beim Text suchen. Oder zumindest sollte er dort noch einmal auftauchen.
Für mich ist das tatsächlich ein No-Go. Ich würde die externe Buchungsseite aus diesem Grund nicht verwenden. Zu groß sind meine Bedenken, dass Interessent*innen abspringen, nur weil sie den Button nicht finden. Aber du kannst SimplyBook.me auch in deine eigene Webseite integrieren. Dann fällt das Problem mit dem Buchungsbutton nicht ins Gewicht.
Einbettung in die eigene Website
Die Integration auf der eigenen Website kann auf vielfältige Weise erfolgen: als Widget, Button-Widget oder Buchungs- und Kontaktbutton.
Das Button-Widget und auch der Buchungs- und Kontaktbutton haben sich leider nicht mit meinem sticky Menü vertragen. Die Kopfzeile klebte hinter der Navigation. Ist trotzdem verwendbar, schaut aber nicht gut aus.
Aufgrund der schlechten Button-Platzierung auf der externen Buchungsseite, würde ich dir immer dazu raten, SimplyBook.me auf deiner eigenen Website zu integrieren.
BTW: SimplyBook.me bietet einen (kostenpflichtigen) Sprachassistenten für Buchungen an.
Fazit
Simplybookme ist ein ausgereiftes Terminbuchungstool mit zahlreichen Funktionen zu einem guten Preis.
Der Support ist nur auf Englisch verfügbar. Wenn du damit Probleme hast, solltest du lieber einen anderen Anbieter wählen oder du verzichtest auf den Support.
Ich rate zur Integration des Buchungstools auf die eigene Website. Zur externen Buchungsseite rate ich nur, wenn diese tatsächlich als Haupt-Website verwendet wird. Optimal wäre es, wenn sich SimplyBook.me durchringen würde, den Buchen-Button auf der externen Buchungsseite auch unterhalb des Textes zu platzieren.
YouCanBookMe
YouCanBook.me kommt aus Großbritannien (was seit dem Brexit datenschutzrechtlich leider ein Problem ist) und kostet pro Monat und pro Kalender 9 Euro. Es gibt keine Premium-Pakete, sondern in dem einen Paket ist alles drin. Und das finde ich einfach spitze!
YouCanBook.me bringt alle Funktionen mit, nach denen ich gesucht habe und lässt sich einfach bedienen.
Features
In die E-Mail-Bestätigung nach einer Terminbuchung lässt sich ein Link zum Zoom-Meeting automatisch integrieren.
YouCanBook.me lässt sich mit Google Calendar und dem Microsoft Outlook Kalender synchronisieren.
Du kannst deine eigene E-Mail-Adresse für Terminbestätigungen verwenden.
Die Farben lassen sich individuell anpassen.
Sprache
Den Administrationsbereich und den Support gibt es nur auf Englisch. Wenn du damit gut klarkommst, ist YouCanBook.me auf jeden Fall eine super Entscheidung.
Die Texte lassen sich frei anpassen. Auch wenn YouCanBook.me selbst nur auf Englisch verfügbar ist, kannst du den Terminbuchungsprozess und die E-Mails an deine Kund*innen komplett auf Deutsch verfassen.
Nutzerfreundlichkeit
YouCanBook.me ist sehr übersichtlich und gut bedienbar. Dafür bietet es weniger Funktionen als SimplyBook.me. Der Vorteil ist, dass du dich eben auch nicht durch diverse Features durchwühlen musst und schneller findest, was du suchst.
Einbettung
Die Einbettung auf die eigene Website erfolgt per iFrame. Anders als bei Calenso ist hier aber kein Scrollbalken zu sehen. Gut gelöst!
Kosten
Überschaubar, keine Abstufungen zwischen Premium und Basis, man bezahlt pro Kalender
DSGVO
Da Großbritannien mit dem Brexit nicht mehr zur EU gehört, ist fraglich, ob YouCanBook.me den Anforderungen der DSGVO entspricht. Auf der Website von YouCanBook.me gibt es dazu keine Informationen – was im Prinzip auch schon eine Aussage ist.
Fazit
YouCanBook.me ist für mich von seinen Optionen her gleichauf mit SimplyBook.me. Da SimplyBook.me mehr Features bietet, habe ich mich durchgerungen, YouCanBook.me auf Platz 2 zu verbannen. Trotzdem bin ich von dem Tool überzeugt. Wenn dir die englische Sprache nichts ausmacht und du die unzähligen Funktionen von SimplyBook.me nicht brauchst, wäre YouCanBook.me eine perfekte Wahl – wenn da nicht die DSGVO wäre. Aus datenschutzrechtlichen Gründen würde ich momentan die Finger von YouCanBook.me lassen. Ich hoffe, dass sich das in Zukunft wieder ändert.
Bookly Pro (WordPress Plugin)
Bookly kommt aus den USA. Das ist aber datenschutzrechtlich kein Problem, denn es handelt sich um ein Plugin. Du kannst Bookly so einstellen, dass alle Daten bei dir bleiben und nicht an Dritte weitergegeben werden. Damit unterscheidet es sich grundlegend von den anderen vorgestellten Terminbuchungstools. Bookly Pro ist für mich der Gewinner des Vergleichs. Ich setze es auf meiner eigenen Website ein.
Performance
Ich habe meine Website mit Bookly Pro und ohne getestet. Dafür habe ich GTmetrix verwendet. Ich konnte keine Performance-Probleme des Plugins feststellen. Die durchschnittliche Ladezeit mit Plugin lag um 0,1 Sekunde höher als ohne Plugin. Das finde ich verschmerzbar.
DSGVO
Mit einem Plugin für das Terminbuchungstool bist du Herrscher*in über die Daten deiner Kund*innen. Niemand Drittes hat Zugriff auf diese Daten. Yeah!
Allerdings gibt es ein paar Einstellungen, die du vornehmen solltest, damit nicht doch noch Daten in die USA übermittelt werden. Dies ist keine Rechtsberatung, denn ich bin kein Rechtsanwalt. Ich gebe dir hier lediglich Tipps wie ich die Einstellungen DSGVO-konform vorgenommen habe. Wenn du wirklich sicher gehen willst, dass du Bookly Pro DSGVO-konform verwendest, solltest du dich an einen Rechtsanwalt wenden.
Folgende Einstellungen solltest du deaktivieren:
- Das Versenden von Nutzerdaten (zur Verbesserung von Bookly) an Bookly.
- Persönliche Informationen in Cookies merken
Außerdem musst du noch den Dienst IPinfo unterbinden. Bookly nutzt dieses Tool, um die IP-Adresse der Nutzer*innen aufzulösen. Dadurch kann es bei der Terminbuchung die Telefonvorwahl bestimmen. Allerdings überträgt es dabei die IP-Adresse in die USA, was datenschutzrechtlich äußerst kritisch ist.
Gehe dazu auf Einstellungen -> Kunden und wähle unter dem Punkt Telefon-Feld Standardwert Land die Option Abgeschaltet.
Preis
Das Basis-Plugin Bookly ist kostenlos. Um das Tool sinnvoll nutzen zu können, benötigst du aber Erweiterungen (Add-ons) des Basis-Plugins. Für viele Funktionen benötigst du ein eigenes Add-on. Das hat den Vorteil, dass du auf deiner Website auch tatsächlich nur die Funktionen einbindest, die du wirklich brauchst – das hält deine Website schlank. Und ja: Du musst leider jedes Add-on extra bezahlen. Allerdings entstehen die Kosten nur einmalig.
Bookly Pro: $89,-
Add-on für den Outlook Kalender: $49,-
Add-on für den Google Kalender: $49,-
Die Kosten erscheinen vielleicht erstmal hoch. Wenn du sie allerdings auf ein Jahr rechnest, liegst du in einem ähnlichen Bereich wie bei YouCanBook.me ($138 = ca. 112 Euro -> in einem Jahr pro Monat 9 Euro). Wenn du das Tool mehrere Jahre verwendest, rechnet sich die Investition auf jeden Fall.
Features
Du kannst Bookly Pro ganz nach deinen Wünschen einrichten. Die Farben und Texte lassen sich individuell anpassen.
Mit der Terminbestätigung lässt sich automatisch ein Zoom-Link verschicken.
Manko hier: Deine Kund*innen können nicht auswählen, ob Sie ein Gespräch per Zoom oder auf anderem Wege wünschen. Der Zoom-Link wird immer mitgeschickt.
Mögliche Lösung: Du weist deine Kund*innen vorab daraufhin und sie schreiben dir im Nachrichtenfeld eine Notiz, auf welchem Weg sie das Gespräch führen möchten.
Oder du stellst dazu eine Extra-Frage bei der Buchung. Allerdings benötigst du dafür ein weiteres Add-on ($49,-), um die Buchungsfragen erweitern zu können.
Du kannst so viele Dienstleistungen anbieten wie du möchtest und auch mehrere Mitarbeiter mit eigenen Zeitplänen einstellen.
Bookly Pro synchronisiert die Termine je nach installiertem Add-on mit dem Outlook Kalender oder dem Google Calendar. Allerdings ist die Einrichtung etwas komplizierter als bei den externen Terminbuchungstools. Du solltest dafür mehr Zeit einplanen.
Die Kunden können einen gebuchten Termin wieder stornieren. Dafür fügst du in der E-Mail-Bestätigung einfach einen Stornierungslink ein.
Eine Anbindung via CalDAV bietet Bookly übrigens nicht. Hier punkten die externen Terminbuchungstools.
Sprache und Support
Bookly Pro gibt es in mehreren Sprachen, darunter auch Deutsch. Allerdings ist der Support nur auf Englisch verfügbar. Die Reaktion des Supports ist nicht so schnell wie bei den anderen vorgestellten Anbietern, aber durchaus akzeptabel.
Es gibt eine sehr gute FAQ-Seite. Dort konnte ich bisher alle Antworten finden, so dass ich den Support bisher nicht wirklich brauchte.
Einrichtung in WordPress
Das Plugin lässt sich erstaunlich unkompliziert installieren und einrichten.
Mitunter kann es aufgrund von Sicherheitseinstellungen zu Fehlermeldungen kommen. Falls du dich nicht mit deinem Kalender verbinden kannst, deaktiviere testweise einmal dein Sicherheitsplugin. Wenn die Verbindung jetzt klappt, ist das Sicherheitsplugin die Ursache. Du solltest es auf jeden Fall wieder aktivieren und so einstellen, dass es die Verbindung zwischen Bookly und deinem Kalender zulässt.
Pflegeaufwand
Plugins sollten immer aktuell gehalten werden, da sie sonst ein erhöhtes Sicherheitsrisiko für deine Website darstellen können. Das bedeutet für dich, dass du Bookly Pro regelmäßig aktualisieren musst. Dazu gehört auch, nach dem Update zu überprüfen, ob die Terminbuchung noch ordnungsgemäß funktioniert. Ich habe Bookly Pro seit Januar 2021 im Einsatz. Erfahrungsgemäß benötige ich für das Updaten und Testen pro Monat 5-10 Minuten. Der Pflegeaufwand hält sich also in Grenzen.
Einbettung auf der Website
Bookly Pro lässt sich ganz einfach per Shortcode in die Website einfügen.
Fazit
Bookly ist eine perfekte Alternative zu externen Terminbuchungs-Anbietern. Auch wenn die Kosten erstmal hoch erscheinen, rentiert sich die Investition bereits nach einem Jahr gegenüber anderen Terminbuchungstools.
Das Plugin lässt sich gut bedienen und leicht einrichten. Es ist individuell anpassbar und verfügt über umfangreiche Funktionen, die nach Belieben durch Add-ons erweiterbar sind.
Bookly ist mein Gewinner. Ich setze es auf meiner Website ein und bin damit rundum glücklich.
